La check-list d’un sourcing réussi

1. Prendre en compte les besoins de l’entreprise

• Cartographier les besoins de l’entreprise. Il s’agit de déterminer les volumes en interne ;
• Cartographier le montant de la dépense. Cette cartographie nécessite la collecte de datas au sein de l’entreprise ;
• Déterminer les différentes échéances. Il faut compter entre dix et dix-huit mois pour donner vie à un programme hôtelier, depuis la cartographie jusqu’à l’implémentation.

2. Connaître les principes généraux du marché

• Comprendre la structuration du marché. Il est important d’être en mesure d’identifier si un hôtel est indépendant, franchisé ou intégré ;
• Connaître le tarif appliqué par l’hôtel. Pratique-t-il une tarification dynamique, linéaire ou un mélange des deux ? ;
• Identifier et cartographier les hôtels à sélectionner. Il est recommandé de choisir une vingtaine d’hôtels pour un secteur précis ;
• Avoir une idée des tendances du marché. Elles concernent notamment les prix, mais également les taux d’occupation.

3. Choisir ses partenaires

• Effectuer une veille multicanale du marché. Elle passe par la lecture de publications spécialisées, une veille sur le web, la participation à des événements professionnels, à des regroupements d’acheteurs ou encore par la formation ;
• Choisir entre la négociation de gré à gré ou l’appel d’offres. Le RFP est préférable en cas de paiement centralisé des dépenses hôtelières de l’entreprise ;
• Se montrer particulièrement vigilant en cas d’appel d’offres hôtelier. Il n’est pas aisé de comparer les différents candidats. L’acheteur devra par conséquent concevoir une trame précise de questions.

4. Intégrer la solution et le programme

• Mener l’enquête. Il s’agit de définir quelles sont les variables permettant de déterminer un tarif “idéal” ;
• Éviter de tomber dans certains pièges. Le travel manager doit notamment veiller à prévoir une mention contractuelle de la gratuité des coûts de distribution, faire respecter le workflow de validation ou encore s’assurer du respect d’un taux d’application minimum ;
• Effectuer le chargement du programme hôtelier. L’utilisation d’un outil de recensement des tarifs est indispensable.

5. Accompagner le client

• Organiser des temps d’échanges et de formation. L’efficacité du programme hôtelier dépend en effet de sa maîtrise qui doit être optimale ;
• Présenter le programme hôtelier aux voyageurs. Il s’agit de les préparer à l’adhésion en leur expliquant le contenu et la façon de prendre en main l’outil ;
• Animer le programme hôtelier. L’audit se situe à trois niveaux : le tarif, les nouvelles destinations et les nouveaux hôtels.

6. Faire adopter

• Rassurer les voyageurs. Ils doivent comprendre que le programme hôtelier est préférable à une réservation en direct ;
• Communiquer avec les voyageurs et les travel managers. La communication a pour objectif d’expliquer l’utilité et la pertinence du programme aux différents acteurs ;
• Chercher sans cesse à s’améliorer. Une réflexion doit être menée en continu, afin d’apporter au programme hôtelier  les ajustements nécessaires.

7. Contrôler et auditer

• Contrôler le niveau de transparence du prestataire. Le contrôle s’effectue sur le plan des données transmises, des tarifs et des coûts additionnels ;
• S’assurer de l’indépendance du prestataire afin d’établir une relation de confiance. L’efficacité d’un programme hôtelier dépend en effet de la capacité du fournisseur à appliquer scrupuleusement la politique d’hébergement de l’entreprise ;
• Vérifier la qualité des audits réguliers effectués par le prestataire. L’audit a pour objectif de comparer les tarifs du marché et ceux du programme hôtelier, afin d’ajuster ces derniers en conséquence.

Vous l’aurez compris, le sourcing hôtelier est un travail complexe. Il impose de nombreuses collectes d’informations, internes ou externes, ainsi que de multiples contrôles et ajustements. La définition de la place à accorder au voyageur dans l’ensemble du processus de sourcing pose par ailleurs souvent question. S’il se sent intégré dans la démarche de recensement du besoin de l’entreprise, il est parfois écarté de la suite des opérations. 

Le programme hôtelier se conçoit aujourd’hui dans un souci fort du respect du bien-être du voyageur et ce, malgré le cadre réglementaire de plus en plus restrictif auquel il est soumis. La collecte de datas permettra en effet une personnalisation des paramètres du déplacement, tout en respectant le programme hôtelier de l’entreprise. Grâce à cela, le collaborateur pourra améliorer son expérience de déplacement. Il sera alors plus productif et plus respectueux vis-à-vis de l’entreprise et de sa politique voyage. Le programme hôtelier permet par conséquent de concilier les intérêts du voyageur et ceux de l’entreprise. 

Un bon sourcing hôtelier permet d’adopter une stratégie gagnant / gagnant. Des outils simples d’utilisation et un large choix d’établissements satisfont le collaborateur tandis qu’un outil bien alimenté permet à l’entreprise d’éviter l’openbooking. 

Cette évolution est en partie conduite par de nouveaux acteurs de la mobilité. Ils viennent ajouter leurs innovations aux compétences déjà présentes dans l’écosystème et seront chargés d’exploiter la data intelligence du business analyst, toujours dans l’objectif d’accroître de bien-être du voyageur et de performance de l’entreprise.

Collaborer, en partenariat et en transparence, avec des experts de la distribution hôtelière telle que CDS Groupe permet de couvrir toutes les dimensions du sourcing corporate.

Le sourcing n’étant que l’étape première et indispensable du pilotage de cette dépense.

Maintenant, il faut l’insérer dans un écosystème complexe, à retrouver dans notre Saison 2.