Saison 2
Episode 4
Le moyen de paiement
Dans l’industrie des déplacements professionnels et principalement dans l’hôtellerie d’affaires, le moyen de paiement est le point de ralliement. Il se situe en effet à tous les niveaux, de l’entreprise jusqu’au voyageur, en passant par des intermédiaires. Il couvre par conséquent l’intégralité de la chaîne de valeur.
Depuis 2005, CDS a choisi d’associer le paiement à la réservation. Cette vision est aujourd’hui partagée par l’ensemble de l’industrie et permet de gérer le processus de bout en bout. Qui sont les fournisseurs ? Quels sont les types de moyens de paiements existants ? Quel est leur coût ? Quid des datas ? Essayons d’y voir plus clair.
À quoi sert le moyen de paiement ?
Le moyen de paiement est utile pour :
- la garantie de la réservation ;
- le paiement du fournisseur ;
- l’entreprise, en termes de trésorerie. La notion concernée est alors celle du reporting puisqu’il s’agit de la donnée la plus fiable du déplacement professionnel ;
- les intermédiaires, comme moyen de paiement des fournisseurs et de refacturation au client. Entrent en jeu dans ce cas les notions de délai de règlement et de cash flow.
Cette chaîne a vocation à être entièrement dématérialisée et sécurisée. Le moyen de paiement doit en effet être envisagé comme un outil de sécurisation. Cette fonction correspond à la vision la plus basique de l’utilité d’un moyen de paiement.
Qui sont les fournisseurs ?
Le scope étant particulièrement serré, trois principaux acteurs se démarquent en matière de déplacements professionnels : Airplus International, Amex Cartes et BNP Paribas. Le premier est multi intégrable et fonctionne avec la technologie MasterCard. Amex Cartes dispose de ses propres outils de moyen de paiement. BNP Paribas a quant à lui décidé de se tourner vers la technologie Visa.
Moyens de paiement : trois typologies de produits
Airplus International, Amex Cartes et BNP Paribas proposent trois typologies de produits :
- la carte corporate : il s’agit du moyen historique le plus usuel ;
- les cartes ou comptes logés : ce sont des moyens de paiement mis à disposition des entreprises pour régler un prestataire intermédiaire, mais pas le producteur ;
- les cartes virtuelles : certaines cartes virtuelles existent depuis 12 ans. C’est notamment le cas de Virtual Card chez Airplus. Utilisée pour payer les producteurs finaux, elle est à usage unique limité dans le temps et accessible uniquement avec un code d’accès marchand. Malgré le niveau de sécurité très élevé de ces cartes, la réglementation européenne se durcit. Si elles ne sont pas encore éligibles à la double authentification, cette exigence viendra et imposera aux acteurs de s’adapter.
En fonction du type de carte utilisé, les flux financiers engendrés diffèrent et parfois se superposent :
- flux direct de l’utilisateur au marchand (carte plastique) ;
- flux centralisé, avec une superposition de deux flux : la carte ou compte logé créent des flux entre l’entreprise et le prestataire, c’est-à-dire l’agence de voyage ou la centrale de réservation hôtelière ;
flux entre l’intermédiaire et le prestataire (carte virtuelle).
Moyens de paiement et data
L’ensemble de ces moyens de paiement permet le règlement, mais génère également de la data au moment du débit. Cette dernière est essentielle pour le voyageur afin qu’il puisse être remboursé. Les moyens de paiement ne peuvent en effet se substituer à la facturation. La data est par conséquent systématiquement associée à une facture, titre comptable obligatoire, qui diffère d’un simple relevé.
Le niveau de qualité de la data dépend du type de moyen de paiement utilisé. Il peut s’agir d’une simple facturette pour la carte plastique, comme d’une somme plus importante de données pour les cartes logées ou virtuelles. Dans ces derniers cas, les datas sont remontées jusqu’à l’entreprise (matricule du voyageur, informations fournisseur, motif de déplacement, informations liées à la mission), afin que cette dernière puisse contrôler la dépense, toujours dans le respect de la RGPD.
La data est utilisée dans les reportings par les sociétés émettrices de cartes, les intermédiaires (HBT et agences) et les clients, pour analyser les éventuels écarts entre la commande et la dépense, dans une logique de contrôle de la politique d’hébergement.
Coût versus valeur ajoutée
Quel est le coût de la data ? Cette question est récurrente. Par défaut, les frais associés au moyen de paiement sont assumés par le débiteur. Contractuellement, un marchand ne peut pas facturer ces frais. Il doit par conséquent les absorber, en raison du bénéfice qu’il retire en étant payé immédiatement.
Dans l’hôtellerie, le marchand bloque la réservation contre l’empreinte de la carte bleue. Certains hôteliers demandent un paiement en amont, tandis que d’autres ont des conditions de ventes restrictives. C’est le cas notamment du prépaiement. L’organisme payeur doit alors avoir les fonds nécessaires pour couvrir cette garantie. Une même transaction sera par ailleurs garantie et payée par le même outil et le même moyen de paiement. Ce dernier doit par conséquent être fiable et ultra sécurisé. Il est en effet le garant de la couverture de risque du paiement.
La data est essentielle à toute la chaîne. Ainsi sa valeur ajoutée est bien plus importante que le coût généré par la carte.
Quels enjeux pour les moyens de paiement ?
Les enjeux des moyens de paiement sont propres à chaque acteur de la chaîne :
- pour les entreprises : ils permettent de garantir et payer, de contrôler et maîtriser ;
- pour les intermédiaires : ils offrent la possibilité, d’opérer grâce au portage financier ;
- pour le voyageur : ils représentent un gain de temps au niveau du traitement. Il s’agit également d’un confort, notamment en raison de la garantie de remboursement des notes de frais.
Pour CDS Groupe, l’objectif est de proposer du sur-mesure aux entreprises, afin de répondre au mieux à leurs besoins. Il est très difficile de trouver des opérateurs d’une grande agilité. CDS prend en compte l’ensemble des flux des acteurs et des montages.
La carte Airplus est particulièrement plébiscitée par les entreprises, en raison du recours à la technologie MasterCard qui est la plus présente chez les hôteliers. CDS couvre toutefois 100 % du réseau d’acceptation.
Quid des litiges ?
Lorsqu’il est question d’utilisation des moyens de paiement, il est fréquent d’entendre parler de réclamation. Le fonctionnement de la préautorisation et des plafonds peuvent par exemple générer un dysfonctionnement du moyen de paiement, donnant alors lieu à un litige puisque l’hôtelier ne peut pas confirmer la réservation. Afin d’éviter ces problèmes, CDS met en place un service support auprès de l’hôtelier, dont le rôle est notamment de lui expliquer la méthode d’utilisation de la carte et de confirmer l’arrivée du paiement au moment du check-in. Grâce à ce système, le taux d’incidence de CDS est de moins de 0,5 %. Il est d’ailleurs quasiment nul pour la France.
Il est impossible aujourd’hui de se passer des moyens de paiement. Le sujet n’est pas le coût, mais la valeur ajoutée qu’apportent les datas. S’ils sont aujourd’hui indispensables, les moyens de paiement doivent néanmoins proposer un excellent niveau de sécurisation. Grâce à la solution CDS, la réservation et l’outil de paiement sont associés, offrant garantie et sécurité à chacun des acteurs de la chaîne.
Véritablement cruciale, cette question des moyens de paiement représentera le cœur de la saison 3.