Travel & Expense

Qu’est-ce qu’un outil de travel & expense ?

Bien que les appellations soient parfois différentes, le terme “expense” reste central. Les entreprises considèrent en effet les déplacements professionnels comme un poste de coût et de dépense et non comme un investissement au service de la stratégie globale. En s’équipant d’un outil de T&E, l’objectif est par conséquent de maîtriser la dépense sur la partie voyage. On parle de brique T&E.

La dépense n’est pas figée au moment de la commande, en raison de la fluctuation du yield, la tarification peut donc être modifiée dans l’outil T&E. Ce dernier comprend alors :

• la partie voyage ; 
• le déplacement ; 
• l’ordre de mission, sa raison, son imputation comptable ; 
• son coût ; 
• son delta entre le moment de la commande et le montant réellement dépensé ;
• les frais d’acheminement et de bouche. 

Quel que soit l’accompagnement choisi par l’entreprise, le collaborateur ne doit en aucun cas avancer les frais sur ses propres deniers.

Quel est l’intérêt d’un outil Travel & Expense versus un outil Expense seul ?

À l’origine, les outils de SBT étaient des solutions de réservation travel qui ne prenaient pas en compte la gestion de la dépense. Très vite, les acheteurs ont néanmoins eu besoin de calculer le TCO (coût total d’acquisition). Ils devaient par conséquent relier ces éléments à la dépense. Or, les outils mis en place par les ressources humaines dans le domaine de la trésorerie et de la facturation n’étaient pas reliés aux postes de dépenses. 

Des acteurs experts de l’expense, tels que SAP ou Dimo Software par exemple, qui avaient le lead sur des portefeuilles OTA, ont répondu à ce nouveau besoin. Le monde du travel et celui de l’expense se sont par conséquent trouvés réunis autour de l’outil T&E. Les SBT se sont en effet engagés du côté de l’expense et ce dernier s’est tourné vers le travel. La rencontre de ces deux écosystèmes s’illustre parfaitement par le conglomérat SAP Concur. KDS et Traveldoo sont d’autres exemples, qui prennent particulièrement bien en charge la partie travel.

Les intérêts d’un outil Travel & Expense sont multiples et décisifs tant pour l’acheteur, le travel manager, l’IT ou encore le DAF. Ce sont toutes les parties prenantes de l’entreprise qui sont “servies” par la mise en place d’un tel outil : 

• le bénéfice d’un workflow d’approbation avancé (ordre de mission automatisé, approbation N+1+2, dérogation, alertes, etc.) ; 
• l’optimisation des process de création des notes de frais, de rapprochement et de remboursement au sein d’un applicatif unifié ;
• renforcement de la conformité des déplacements professionnels au regard de la PVE grâce à l’intégration de cette dernière dans l’outil ;
• détection des fraudes et anomalies en temps réel ;
• consolidation (rassemblement) de l’entièreté des données dans un seul et même outil (quelle que soit la source), notamment à l’aide des cartes de paiement et du compte logé de l’entreprise ;
• la catégorisation des dépenses ;
• l’imputation des dépenses au bon département de l’entreprise, facilitant ainsi la gestion des postes budgétaires.

C’est ainsi que certains acteurs (Concur, Neo notamment) sont en mesure de rapprocher les dépenses planifiées dans un ordre de mission aux montants facturés, facilitant ainsi une réconciliation rapide et fiable de la donnée travel.

Cette énumération n’est évidemment pas exhaustive mais elle résume les atouts majeurs de l’intégration d’un outil de T&E au sein de l’écosystème IT de l’entreprise. Leur mise en place nécessite néanmoins une certaine maturité des parties prenantes ou du groupe projet chargé du choix et de l’implémentation.  

Quid de l’écosystème de l’ entreprise ?

L’entreprise ne peut fonctionner autrement qu’en écosystème. Ses acteurs ne sont en effet pas en mesure de travailler en stand alone. Forts de ce constat, le monde du travel, celui de l’expense et des agences de voyages se sont alors engagés dans la voie de l’imbrication. KDS s’appelle par exemple désormais NTG New Technologie Groupe et devient un acteur qui reprend l’ensemble de ces aspects. Il s’agit d’une évolution intéressante et caractéristique. 

Avec l’outil T&E, l’intérêt premier est de contrôler la dépense dans un monde très compétitif où il est difficile d’anticiper. Dans ce contexte, l’interopérabilité est fondamentale. À côté des agences et des outils, elle permet notamment d’intégrer les moyens de paiement, c’est-à-dire EDI (échanges de données informatisées)  issues des cartes corporates ou les outils de type cartes et comptes logés. Ces derniers sont d’ailleurs la garantie de faire remonter 100% de la dépense voyages captée et ainsi, d’offrir une meilleure consolidation des données et donc de la dépense engendrée par le déplacement des collaborateurs.

L’arrivée d’acteurs indépendants complexifie la structuration de l’écosystème. L’objectif est alors de simplifier et faire remonter la donnée.

Comment choisir son outil ?

Le choix de l’outil T&E peut se faire de deux manières, en fonction du besoin de l’entreprise : 

• un projet structurant pour mettre en place les bonnes pratiques et adresser la dépense travel ;
• une totale externalisation vers l’agence de voyage. Il peut alors s’agir d’une agence qui s’adapte à mon entreprise, ou d’une agence en stand alone , 

Dans cette démarche de choix, il est assez fréquent que les entreprises soient accompagnées par des cabinets experts de process tels que Axys, Epsa ou JKAC pour ne citer qu’eux.

L’outil sélectionné doit également donner certains gages quant à sa capacité à évoluer et à intégrer – relativement facilement – les nouvelles habitudes des collaborateurs. Les mobilités urbaines sont un excellent exemple. Lors du développement massif des services VTC notamment, certains éditeurs d’outils T&E ont mis plusieurs mois à pouvoir intégrer les services des VTC favorisant ainsi l’open booking et donc, la perte de data ou l’insécurité du collaborateur. Il est donc primordial que l’équipe projet soit vigilante sur la part consacrée à la R&D de chacun des éditeurs lors du RFP ou de l’audit des solutions disponibles.

Quid des outils End to End ?

Il est nécessaire de bien cartographier l’entreprise, afin de mettre en place les outils que l’on considère en end to end. Ce terme signifie qu’il n’existe aucun point de rupture dans la chaîne. Lorsque le voyageur saisit sa mission, la fluidité doit être au rendez-vous. Au moment de la réservation, il doit pouvoir effectuer le paiement des prestataires, puis récupérer la data enrichie (niveau 3) avec une facture dématérialisée. Le niveau 3 de détail des moyens de paiement comportant : le nom du fournisseur, le montant TTC, la date et l’heure de l’émission de la facture, la TVA ou le numéro de commande ainsi que les détails à la ligne.

L’outil T&E permet de prendre en charge le processus qui comprend les étapes commande, confirmation, paiement et refacturation. Il s’agit par conséquent d’un outil de “bout en bout”, incluant la notion de TVA.

Interdépendance de l’outil T&E et de la TMC (émission des billets ?)

Il est nécessaire de bien cartographier l’entreprise, afin de mettre en place les outils que l’on considère en end to end. Ce terme signifie qu’il n’existe aucun point de rupture dans la chaîne. Lorsque le voyageur saisit sa mission, la fluidité doit être au rendez-vous. Au moment de la réservation, il doit pouvoir effectuer le paiement des prestataires, puis récupérer la data enrichie (niveau 3) avec une facture dématérialisée. Le niveau 3 de détail des moyens de paiement comportant : le nom du fournisseur, le montant TTC, la date et l’heure de l’émission de la facture, la TVA ou le numéro de commande ainsi que les détails à la ligne.

L’outil T&E permet de prendre en charge le processus qui comprend les étapes commande, confirmation, paiement et refacturation. Il s’agit par conséquent d’un outil de “bout en bout”, incluant la notion de TVA.

À quoi sert un service T&E, quelle est sa valeur ajoutée ?

Le T&E appartient à un univers extrêmement technologique. Un outil travel & expense permet la dématérialisation et l’absence de facture papier, ce qui réduit considérablement la durée et donc les coûts de traitement. La valeur ajoutée est par conséquent évidente : le rapport coût/bénéfice est important.

Quid de l’intérêt du collaborateur ? Simplicité ou complexités supplémentaires ?

Nous le concédons, la question est biaisée. Tout comme nous avons dressé les intérêts pour l’entreprise en début d’article, les gains pour le collaborateur sont significatifs après l’adoption d’une telle solution. Combien de Travel Manager ont entendu leurs collègues se plaindre des délais de remboursement, du traitement archaïque des notes de frais, de la justification à devoir apporter à son manager pour ses déplacements, bref… Ces situations, nous sommes nombreux à les avoir vécues ou entendues. En clair, deux atouts majeurs pour le collaborateur : 

• d’une gestion automatisée de ses notes de frais à l’aide d’un OCR puissant facilitant leur traitement et leur approbation ;
• le remboursement rapide et automatisé des notes de frais.

Une articulation est-elle possible avec le HBT ?

Le travel a changé. Alors qu’auparavant l’aérien était au cœur des déplacements professionnels, l’interlocuteur privilégié était l’agence de voyage. Aujourd’hui, le voyageur d’affaires se soucie en premier lieu de la réservation de son train et de son hôtel. Il s’agit des pratiques les plus usuelles. D’autres choisissent de se tourner vers des comparateurs, tels que Kayak ou Tripadvisor. Les agences sont quant à elles reléguées en seizième position. 

À partir du moment où un outil comme CDS permet une comparaison d’hôtels, il s’intègre dans ce dispositif. CDS a été pionnier sur le plan de l’offre et de la comparaison, mais aussi sur les moyens de paiements et l’intégration. Les entreprises peuvent intégrer la partie hôtel avec le HBT, afin de faire remonter l’information de manière structurée, ainsi que des éléments liés au risk management et à la RSE (Pmr, Indice covid, empreinte carbone, etc.

L’outil T&E est par conséquent indispensable pour toute entreprise qui souhaite optimiser et contrôler les dépenses liées aux déplacements professionnels. Il est même plus que cela. L’entreprise a en effet pour obligation de pouvoir stocker ses factures pour une durée minimale de 10 années. Si l’outil est relié à la gestion des factures alors il est obligatoire pour des raisons fiscales. Globalement, un outil T&E est indispensable mais pas obligatoire.

Avec un interfaçage enrichit niveau 3, CDS peut récupérer la donnée et la réimplanter dans les analytics cards, afin d’avoir dans la brique expense toutes les analyses liées au déplacement. Tout se fait de façon automatique. L’information est en effet récupérée et retranscrite via les relevés de cartes. 

CDS est par conséquent facilitateur de cette automatisation du travel jusqu’à l’expense, rejoignant alors la logique end to end.

Les acteurs travel & expense, sont dans l’ombre et pourtant, ils interviennent vraiment de bout en bout du déplacement professionnel. De l’ordre de mission au reporting, ils sont là et se positionnent comme de véritables gestionnaires de la mobilité.