Episode 1
Je définis un programme hôtel
selon les besoins de mon entreprise
Plusieurs questions doivent être posées avant de définir les contours d’un programme hôtel. Ce n’est en effet qu’après une phase de réflexion structurée qu’il est possible de passer à la conception, avant de se soucier de sa gestion, de son analyse et de son ajustement. Il est très important de cartographier le besoin pour pouvoir ensuite mettre en place les règles et les outils de monitoring.
Quatre motivations peuvent conduire une entreprise à faire ce travail de cartographie et de recherche de solution. L’acheteur :
- n’a rien.
- n’est pas satisfait.
- souhaite optimiser ses achats ou sa recherche d’économies complémentaires.
- est soumis à l’obligation de lancer des appels d’offre tous les 3 ans.
Pourquoi cartographier en interne les besoins de son entreprise ?
La question que se pose donc l’acheteur est celle de la légitimité du lancement d’un chantier pour 25 % de la dépense. Avec l’hôtellerie, on touche à l’émotionnel, à l’intimité. Il faut pondérer les données quantitatives avec les données émotionnelles, mais aussi avec la politique voyage.
Pour déployer un programme hôtelier, connaître son entreprise est fondamental. Or, passer trop vite par un appel d’offre n’est pas forcément le choix le plus pertinent. Il est important de travailler d’abord en interne à l’analyse de ses besoins. La cartographie permet alors de construire un partenariat solide qui sera vecteur de succès.
Cartographier les besoins de l’entreprise
Déterminer le volume
Pour définir un programme hôtel, il est important de poser un cadre, de définir les besoins de son entreprise. Cela passe par l’estimation du volume. Cet aspect est néanmoins assez complexe car les dépenses ne sont pas toutes concentrées aux achats. Une fois que le volume est déterminé et que la demande est captée, l’acheteur se concentre sur un objectif : réaliser au moins 5 % d’économies sur un poste donné.
Collecter les datas
Il s’agit alors de réaliser une cartographie du montant de la dépense, à partir de l’ensemble des datas internes et externes. Si les premières sont 100 % fiables, les secondes sont sujettes à interprétations. C’est à l’acheteur de collecter l’information et de définir tout le périmètre de son volume d’achat, avec l’aide des services concernés : la finance ou le service trésorerie.
La dépense hôtelière est celle sur laquelle il est possible de faire la différence, par rapport aux dépenses liées aux transports. La collecte de datas en interne permet à l’entreprise de savoir où elle en est, pour passer aux étapes suivantes et construire sa demande. À partir de là, l’acheteur saura le niveau d’effort qu’il devra fournir et connaîtra la maturité de son entreprise.
Cartographie interne : conseils pratiques
Les différentes échéances
Un projet global, de la cartographie à l’implémentation de la solution, ne doit pas dépasser dix-huit mois. La partie cartographie dure environ quatre mois, le RFP entre trois et six mois, la mise en production et le développement de trois à six mois également.
La check-list de la cartographie interne
Afin de réaliser une cartographie interne efficiente, voici les questions incontournables :
- Ai-je assez de volume ?
- Est-ce que je connais mon entreprise ?
- Est-ce que je sais comment les décisions se prennent ?
- Est-ce que je sais comment se diffuse l’information ?
- Est-ce que je connais ma dépense ?
- Est-ce qu’il y un intérêt à le traiter financièrement ?
- Est-ce que d’un point de vue RSE, les règles que je m’impose sont appliqués sur ma famille travel et sur ma partie hôtelière ?
- Est-ce que ma partie hôtelière est conforme au niveau de la sécurité, tant au niveau de la personne que de la data.
Personne ne peut faire ce travail à votre place !
“Connais-toi toi-même” (Socrate)